ООО «ВТК», ранее использовавшее программы «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом», столкнулось с необходимостью автоматизации производственного и складского учета. Существующие решения не удовлетворяли требованиям бизнеса: данные учета поступали в разные службы с задержками, а информации о себестоимости производства и услуг не было в нужной оперативности. Для решения этих проблем компания приняла решение внедрить систему «1С:Управление нашей фирмой».
Причины выбора и основные цели проекта
В процессе работы с существующими решениями компания столкнулась с рядом ограничений, среди которых:
- Отсутствие оперативного поступления данных в различные подразделения.
- Недостаточная прозрачность учета себестоимости продукции и услуг.
- Использование Excel для учета, что приводило к ошибкам и лишним затратам времени.
Для решения этих проблем было принято решение внедрить новое ПО, которое должно было не только автоматизировать все учетные функции, но и учесть специфические потребности компании. Важными требованиями к системе стали:
- Ценообразование и расчет себестоимости продукции с учетом сырья и затрат на переработку.
- Разделение прав доступа пользователей в зависимости от их ролей.
- Автоматизация контроля за редакцией документов: запрет на изменение данных по прошествии установленного времени.
- Запрет списания товаров со склада при отсутствии необходимого остатка.
- Построение оперативных отчетов о состоянии товаров на складах и у переработчиков.
Компания тщательно выбирала программу, ориентируясь на доступность ПО и его функциональные возможности. После сравнения нескольких решений был выбран «1С:Управление нашей фирмой», который идеально подошел для решения задач автоматизации производственного учета, складского учета и контроля себестоимости.
Сотрудничество с «Спектр-Автоматика»: Первые шаги
Для успешного внедрения нового решения «ВТК» обратилась к опытному партнеру фирмы 1С — компании «Спектр-Автоматика», имеющей многолетний опыт внедрения программных продуктов 1С. Основным аргументом в пользу этого партнера стал положительный отзыв другого предприятия о внедрении ПО.
В течение первых двух месяцев сотрудничества специалисты «Спектр-Автоматики» помогли с установкой и настройкой программы, а также реализовали дополнительные функциональные возможности, которые были необходимы для бизнеса. На данный момент автоматизировано 4 рабочих места, а с сентября 2018 года планируется расширение до 10 рабочих мест.
Доработка и обучение персонала
Одной из важнейших задач, решаемых специалистами «Спектр-Автоматики», является обучение сотрудников компании «ВТК». На данный момент обучение проводится непосредственно в офисе предприятия. Также был проведен тестовый закрытие периода, по результатам которого были даны рекомендации по корректному ведению учета.
Среди дальнейших доработок планируется:
- Синхронизация данных между программой «1С:Управление нашей фирмой» и программой бухгалтерского учета.
- Автоматизация планирования: поддержание товарных остатков на складе, учет загруженности оборудования и ресурсов для формирования планов.
- Анализ рентабельности по товарам и оборудованию, с возможностью оценки валовой прибыли по направлениям деятельности.
Основные функции, автоматизированные в процессе внедрения
На текущий момент внедрение системы охватывает множество бизнес-процессов компании, включая:
- Производственный учет — учет выпуска продукции и полуфабрикатов, расчет фактической себестоимости, учет прямых и косвенных затрат.
- Складской учет — управление товарными остатками, инвентаризация, учет сырья и готовой продукции.
- Контроль сроков и заказов — регистрация заказов на производство, контроль сроков отгрузок и оплат по заказам.
- Финансовый учет — учет доходов и расходов, детализация финансового результата по статьям затрат.
Дополнительно был разработан механизм, который автоматически запрещает редактирование документов после их проведения в течение трех дней. Это важная мера для повышения точности данных и предотвращения ошибок.
Также была реализована возможность подбора аналогов материалов как в производственных документах, так и в документах реализации, что значительно ускоряет процесс подбора заменителей для производственных нужд.
Первые результаты внедрения
С момента начала внедрения системы, компания уже заметила значительные улучшения в бизнес-процессах:
- Повышение прозрачности учета — автоматизация всех функций, связанных с производством и складским учетом, позволяет получать точные данные в режиме реального времени.
- Снижение доли «ручных» операций — использование программы вместо таблиц Excel исключает ошибки и упрощает работу.
- Оперативное построение отчетов — теперь компания может быстро формировать отчеты о себестоимости и результатах деятельности.
- Корректное выстраивание бизнес-процессов — автоматизация всех ключевых функций позволила наладить эффективную работу предприятия.
Работа с «Спектр-Автоматика» оказалась успешной, и компания «ВТК» в ожидании завершения обучения сотрудников и доработки специфических отчетов, которые будут учитывать особенности деятельности компании.
Заключение
Проект внедрения «1С:Управление нашей фирмой» в ООО «ВТК» стал важным шагом на пути к автоматизации производственных и складских процессов. Совместная работа с «Спектр-Автоматика» позволила значительно улучшить эффективность учета и планирования, что в свою очередь повысило операционную эффективность предприятия. В будущем компания планирует дальнейшую доработку и синхронизацию данных для еще большего улучшения своих бизнес-процессов.
