1) Корректное заполнение реквизитов.
2) Строгое соблюдение порядка регистрации операций.
Разберем порядок действий на примере двух распространенных ситуаций.
Расскажем о лучших решения для вашего бизнеса
Специалисты компании Спектр-Автоматика быстро с вами свяжутся и ответят на вопросы
Записаться на консультацию Позвонить самостоятельноПример 1: Контракт заключен и выполнен в одном финансовом году
Ситуация: Бюджетное учреждение «Школа» 15 мая 2023 года разместило извещение о закупке компьютеров в количестве 15 штук на сумму 675 000 рублей. По итогам конкурса 23 мая 2023 года заключались с ООО «Пролог» на 670 000 рублей, поставка и оплата были произведены в июле 2023 года.
Шаги по учету:
15 мая 2023 года – в момент размещения извещения:1. Создаем новый элемент в справочнике «Договоры». Заполняем реквизиты:
- Вид договора – с поставщиком;
- Ставим галочку «Учет предмета договора». В будущем при регистрации мы сможем указать товары или услуги, которые закупаем;
- Ставим галочку «Заключается по результатам конкурсных процедур»;
- Вид обязательства — Извещение. Вписываем его дату и номер из ЕИС.
Это важно: с галочкой «Заключается по результатам конкурсных процедур» нет реквизитов контрагента и счета контрагента. Это нормально, на этом этапе мы еще не знаем поставщика.
2. Нажимаем на кнопку «Создать на основании». Первый документ «Регистрация обязательств и сведений по договорам» заполняем, как на изображении ниже:
Это важно: Заполните реквизит табличной части номенклатуры:
-
Указываем товар или услугу закупки. Они создаются в одном из трех справочников: «Денежные документы», «Номенклатура» или «Основные средства, НМА, НПА».
-
Заполняем единицы измерения, количество, сумму.
Если все верно, то после проведения мы получим проводки:
23 мая 2023 года – после заключения контракта:
1. Находим извещение в справочнике «Договоры»:
-
Меняем вид договора на «Контракт»;
-
Указываем дату и номер контракта;
-
Ставим галочку «Конкурсные процедуры завершены»;
-
Отмечаем пункт «Заключением договора». Теперь нам доступны для заполнения поля «Контрагент» и «Счет контрагента».
Переходим во вкладку «Характеристика» и заполняем характеристики, как ниже. После этого нажимаем «Записать».
2. По кнопке «Создать на основании» создаем новый документ «Регистрация обязательств и сведений по договорам». Предыдущую версию мы не трогаем. На вкладке «Внебюджетные средства» в колонке «Изменения» указываем с минусом сумму экономии, если она была, как в нашем примере. Если экономии не случилось, ничего изменять не нужно.
У нас получаются проводки.
Итог: Если экономии не было, то мы получим только одну проводку Дт 502.17 Кт 502.11 на всю сумму. Денежное обязательство сформируется документом «Поступление ОС», а кассовое исполнение пройдет при оформлении оплаты. Важно в документах верно указать реквизиты.
Так отразятся операции в формах 0503738, 0503775 и реестре контрактов:
Пример 2: Заключение контракта и поставка в одном финансовом году, а оплата в январе следующего
Ситуация: Бюджетное учреждение «Школа» 15 июля 2023 года разместила извещение о закупке продуктов питания. Контракт на 185 975 рублей был заключен 30 июля 2023 года с ИП Кузнецовым, поставка завершена в декабре, но оплата последней партии продуктов произведена в январе 2024 года.
Шаги по учету:
До декабря 2023 года учет операций проводится аналогично первому примеру. Покажем еще раз без комментариев:
Заводим извещение 15.07.2023:
На его основании создаём документ «Регистрация обязательств и сведений по договорам».
Получаем проводку.
30 июля 2023 после окончания конкурсных процедур и заключения контракта находим в справочнике «Договоры» извещение и изменяем его.
Записываем и на его основании создаем второй документ «Регистрация обязательств и сведений по договорам».
Он делает такие проводки
После мы весь год заводим покупки М3, которые регистрируют в том числе и денежные обязательства, и платежные документы, регистрирующие кассовое исполнение по Контракту.
Но что делать, если покупка М3 выполнена в декабре, но оплата будет в январе следующего года?
Есть несколько вариантов развития ситуации:
Вариант A
Если ПФХД по этой статье на сумму равную или большую, чем все заключенные договора, то при оформлении Покупки МЗ от 25.12.2023 поставить галочку «Авторасчет денежного обязательства». В графе 11 формы 0503738 отобразится кредиторская задолженность:
Форма 0503775 за 2023 год отразит данные о конкурсной процедуре:
После проведения документа «Закрытие счетов санкционирования завершаемого финансового года» нам будет необходимо перепринять все обязательства по контракту на сумму кредиторской задолженности. Её мы заплатим в январе 2024. Для этого 9 января.2024 на основании нашего контракта создадим новый документ «Регистрация обязательств и сведений по договорам»:
Это важно: Не забудьте указать сумму кредиторской задолженности как в реквизите «Сумма», так и в реквизите «В т.ч. безусловно», а также во вкладке «Бухгалтерская операция» установить галочку «Принять денежные обязательства для безусловных обязательств текущего года». После проведения проводки будут такими:
Это важно: По контракту конкурсных процедур в 2024 году не было, поэтому в форме 0305775 в 2024 году не будет сведений. После оплаты задолженности контрагенту, форма 0305738 будет выглядеть как ниже:
А реестр контрактов за 2023 год так:
Вариант Б:
Если ПФХД по данной статье утвержден на сумму равную исполненным в течение года обязательствам, то при оформлении покупки МЗ не ставим галочку «Авторасчет денежного обязательства». Обязательства на сумму неисполненного остатка по контракту и денежные обязательства на сумму кредиторской задолженности мы принимаем за счет плановых назначений очередного года.
Для этого в контракте ставим галочку «Долгосрочный». Без нее мы не сможем в документе «Регистрация обязательств и сведений по договорам» выбрать период 2024 года.
На основании документа от 25 декабря 2023 создаем новый документ «Регистрация обязательств и сведений по договорам» и заполняем его:
Это важно: Указываем сумму кредиторской задолженности в реквизитах «Сумма» и «Вт.ч. безусловно», а также на вкладке «Бухгалтерская операция» поставить галочку «Принять денежные обязательства для безусловных обязательств плановых периодов». Проводки будут такими:
Смотрим, что у нас получилось:
Формы 0305738, 0305775 за 2023 год будут выглядеть так:
Форма 0305738 в 2024 году будет как в Варианте А.Форма 0305775 за 2024 год не будет содержать сведений о контракте, так как конкурсные процедуры были завершены в 2023 году. В реестре контрактов 2023 года отразится полная сумма:
При правильной настройке программы и соблюдении алгоритма все хозяйственные операции легко учесть и не потеряться. А все процессы можно автоматизировать вместе со «Спектр-Автоматика». Подписывайтесь на наши соцсети, читайте статьи, и остаемся на связи.
