Возможности 1С:Документооборот
В современной деловой среде результативное управление потоком документов является важнейшим фактором для обеспечения бесперебойной деятельности компаний. Распространенным решением для автоматизации рабочих процессов служит система «1С:Документооборот», предлагающая функционал по работе с электронными документами.
«1С:Документооборот 8» — современная ECM-система (Enterprise Content Management), предназначенная для управления корпоративным контентом. В одном программном продукте объединены широкие возможности по организации работы с документами, управлению бизнес-процессами и взаимодействию сотрудников.
Система оптимизирует коммуникацию внутри коллектива, контролирует рабочее время и обеспечивает ведение документооборота в соответствии с действующими нормативами и стандартами делопроизводства.
Как комплексное решение, «1С:Документооборот» выполняет множество задач:
-
Работу с входящей, исходящей, внутренней и договорной документацией;
-
Контроль рабочего времени сотрудников и мониторинг выполнения задач;
-
Создание и хранение документов и файлов с учетом прав доступа пользователей;
-
Автоматическое формирование и рассылку отчетов;
-
Построение сложных бизнес-процессов с учетом специфики предприятия;
-
Контроль исполнения документов;
-
Поиск документов по ключевым словам и штрих-кодам;
-
Использование встроенной почтовой системы;
-
Учет и управление задачами в рамках проектов;
-
Подписание документов всеми типами электронных подписей;
-
Электронный обмен документами с партнерами и контрагентами;
-
Передачу данных в учетные системы на базе 1С с помощью бесшовной интеграции.
Возможности 1С:Архив
Одновременно, для обеспечения сохранности документов возможно использование «1С:Архив» – системы, предназначенной для электронного архивирования, гарантирующей хранение и систематизацию документации. Объединение «1С:Документооборота» с «1С:Архивом» формирует мощный комплекс для управления документами и электронными хранилищами в организациях. Далее в статье мы изучим, что представляет собой «1С:Архив», рассмотрим процесс настройки его взаимодействия с «1С:Документооборотом» и выявим преимущества подобной интеграции.
«1С:Архив» — это универсальное решение для долговременного хранения бумажных и электронных документов с обеспечением их юридической значимости на неограниченный период.
Внедрение решения, подобного «1С:Архив», обусловлено современными требованиями. Повсеместный переход организаций на электронный документооборот, развитие законодательной базы и установление нормативов для хранения электронных документов делают «1С:Архив» необходимым инструментом для обеспечения корректного хранения.
Система «1С:Архив» предлагает следующие функциональные возможности:
- Организация единого хранилища для документов в электронном и бумажном виде, с соблюдением правил делопроизводства и архивного дела, принятых в России;
- Обеспечение юридической значимости документов на протяжении всего периода их хранения;
- Автоматическое усовершенствование электронной подписи до формата архивного хранения CAdES-A v3;
- Загрузка документов из других систем через zip-контейнер установленного формата;
- Быстрый доступ к архивным документам и возможность ручного добавления новых;
- Поддержка приема и хранения машиночитаемых доверенностей (МЧД) и поддержание актуальности электронной подписи;
- Снижение нагрузки на другие информационные системы.
Документы, хранящиеся в «1С:Архив», соответствуют всем необходимым требованиям, предъявляемым к электронным документам, включая аутентичность, достоверность, целостность.
Возможности интеграции 1С:Документооборот и 1С:Архив
Типовая конфигурация «1С:Архив» интегрируется с «1С:Документооборот», обеспечивая:
- Централизованное хранение документов;
- Передачу документов, загрузку подтверждений о получении и проверке, удаление переданных файлов;
- Полная отслеживаемость жизненного цикла документов — от их создания и отправки в «1С:Документооборот» до хранения в «1С:Архив», что обеспечивает эффективный контроль и управление документами на всех этапах их обработки;
- Доступ к данным «1С:Архива» из карточки «1С:Документооборота» в соответствии с правами, установленными в «1С:Документообороте»;
- Передачу нормативно-справочной информации (НСИ), связей, виз, резолюций документов, ролей файлов и т.д;
- Удаление файлов уничтоженного документа как в «1С:Документооборот», так и в «1С:Архив».
Настройка интеграции 1С:Документооборот и 1С:Архив
Интеграция доступна для «1С:Документооборот 2.1» (версии КОРП, ДГУ, начиная с релиза 2.1.33) и «1С:Документооборот 3.0» (начиная с релиза 3.0.5.82).
Настройка интеграции осуществляется в обеих базах в следующем порядке действий:
1. Выполняется публикация базы «1С:Архив» на веб-сервере (необязательный пункт), однако эта настройка позволяет загружать контейнеры, создаваемые «1С:Архивом», непосредственно из «1С:Документооборота».
2. Подготовка каталога для обмена данными между базами и настройка сетевого пути к нему.
3. Заполнение в «1С:Документообороте» параметров интеграции с «1С:Архивом»: указание созданного каталога обмена, кода базы и данных о публикации «1С:Архива» на веб-сервере.
4. Заполнение в «1С:Архиве» пути к каталогу обмена, настройка периодичности проверки документов и дату следующей проверки. Добавление источника комплектования, указав наименование и код базы из пункта 3.
Использование интеграции 1С Документооборот и Архив
Обмен данными выполняется посредством регламентных заданий: Обмен с архивом в системе «1С:Документооборот» и Загрузка документов в «1С:Архив».
Основной единицей обмена служит контейнер, содержащий контент и метаданные электронного документа в формате XML, файлы электронных подписей (за исключением документов с простой электронной подписью), а также визуализированную копию текстового документа в формате PDF/A.
При настроенной интеграции между системами архивные документы (то есть которые входят в закрытые дела) из «1С:Документооборот» будут автоматически передаваться в «1С:Архив».
После настройки интеграции с «1С:Архив» в карточке документа «Передача дел в архив» появляется реквизит Статус обмена с 1С:Архивом. Подготовленный документ вручную переводится в статус Готов к выгрузке, а затем он выгружается в «1С:Архив» как сдаточная опись после отработки регламентного задания «Обмен с архивом».
В случае успешной выгрузки в «1С:Архив» в карточке документа «Передача дел в архив» реквизит Статус обмена с 1С:Архивом автоматически будет заполнен значением «Загрузка выполнена».
При использовании интеграции между системами, в «1С:Документообороте» у закрытого дела появляется метка о том, что оно передано в «1С:Архив».
Кроме того, доступна ссылка на скачивание контейнера из «1С:Архив», то есть настроенная интеграция позволяет посмотреть архивный документ в «1С:Документооборот». По умолчанию это могут сделать только те пользователи, которые имеют доступ к данному документу в «1С:Архив».
Документы, переданные в «1С:Архив», имеют карточку, в которой хранится следующая информация из «1С:Документооборот»:
· Реквизиты;
· Вложенные файлы;
· Подписи;
· Связи;
· Визы;
· Резолюции.
Также есть возможность выгрузить документ из «1С:Архив» в формате для предоставления в ФНС или же экспортировать все приложенные файлы.
Система «1С:Архив» предусматривает возможность уничтожения дел. В случае удаления дела в «1С:Документообороте» данное событие отразится в карточке дела в «1С:Архив», при этом все документы, входящие в это дело, получат статус «Уничтожен» с автоматическим указанием даты уничтожения.
