Внедрение ERP-системы — это не просто установка программного продукта, а масштабное изменение бизнес-процессов, управленческих подходов и работы сотрудников. Практика показывает: большинство проблем проектов внедрения 1С:ERP возникает не на этапе разработки, а задолго до старта работ — из-за слабой подготовки заказчика.
Эта статья — практическое руководство для руководителей, ИТ-директоров и владельцев бизнеса, которое помогает системно подойти к подготовке внедрения 1С:ERP и избежать типовых ошибок.
Почему подготовительный этап критически важен
Успех внедрения программных продуктов зависит не только от активной части проекта, но и от подготовительной, в рамках которой оказывается существенное влияние на сроки, стоимость и качество реализации проектов.
Основная доля успеха будущего проекта зависит от первой подготовительной задачи, то есть от:
- Идентификации текущих проблем и потребностей, как предпосылок внедрения.
- Формулирования целей и задач, как результата внедрения.
При этом между предпосылками и результатами должна прослеживаться четкая линия зависимости.
Этап 1. Аудит и ревизия бизнес-процессов
В рамках данной задачи необходимо выполнить ряд подзадач (см. рисунок 1).
Подзадачи первого этапа
- Аудит / Ревизия бизнес - процессов
- Анализ трудозатрат на реализацию бизнес - процессов
- Анализ "узких", устаревших, требующих улучшений и уменьшения затрат мест
- Ранжирование результатов с т.з. приоритетности, уменьшения трудозатрат на бизнес - процессы
- Разработка / визуализация результат автоматизации и улучшения процессов
Результат первого этапа
В результате первой фазы должна сформироваться исходная информация о существующей или желаемой структуре упорядоченных взаимосвязанных и взаимозависимых процессов.
Для удобства такая информация может быть представлена в форме схем, таблиц, диаграмм и т.п.
Важно: именно на этом этапе закладывается основа технического задания и будущей архитектуры ERP-системы.
Этап 2. Формирование проектной команды заказчика
Второй подготовительной задачей является отбор участников будущей проектной группы.
Проектная группа может состоять из двух подгрупп: группы поддержки и рабочей группы.
Первая группа включает в себя идейных вдохновителей.
Для формирования второй группы необходимо выявить наиболее заинтересованных в результатах сотрудников, то есть реализующих бизнес-процессы и способных дать исчерпывающую информацию по каждому из них, и форму их взаимодействия в процессе работы.
Практика показывает: отсутствие вовлечённых пользователей — одна из главных причин сопротивления изменениям и срыва сроков внедрения.
Этап 3. Формирование критериев оценки результатов внедрения
В рамках третьей задачи участники проектной группы должны сформировать перечень критериев для оценки результатов внедрения программного продукта.
Критерии могут включать:
- сокращение трудозатрат,
- повышение прозрачности учета,
- скорость формирования управленческой отчетности,
- снижение операционных рисков.
Этап 4. Анализ функциональных возможностей 1С:ERP
Четвертой задачей является изучение программных продуктов и соотношение их возможностей с перечнем требований/ потребностей и критериев их выполнения.
То есть необходимо оценить насколько полно внедряемая программа покрывает все необходимые бизнес-процессы и есть ли возможности ее дополнительной настройки и доработки под требования организации.
Помимо этого, необходимо заранее оценить насколько интуитивно пользователям будет понятен интерфейс и есть ли потребность в обучении ключевых пользователей пониманию концепцию ERP-системы для упрощения последующей работы по внедрению, доработке и т.п.
Этап 5. Подготовка ИТ-инфраструктуры и безопасности
Пятая задача заключается в изучении технических требований к внедрению выбранного программного продукта и текущих технических возможностей организации.
ERP Система имеет ряд требований к оборудованию, поэтому важно с самого начала определить и подготовить инфраструктуру.
Помимо этого, необходимо обеспечить сетевую безопасность данных и их сохранность.
Этап 6. Подготовка тендерной документации
Шестой задачей является подготовка исходных документов для тендера и разработка критериев отбора подрядчиков (опыт, квалификация, отраслевая экспертиза, стоимость, сроки и т.п.).
Этап 7. Анализ предложений подрядчиков
Седьмой задачей является изучение предложений подрядчиков по внедрению 1С: ERP и определение «золотой» середины между:
- требованиями/потребностями Заказчика,
- оценочными сроками реализации проекта,
- бюджетом проекта.
Этап 8. Работа с персоналом и управление изменениями
Восьмой задачей является работа с сотрудниками.
Необходимо продумать систему мотивации для участников проектной группы, спланировать их рабочую нагрузку с учетом сроков проекта, чтобы они могли полноценно и своевременно выполнять свои обязанности по внедрению, организовать механизмы обратной связи.
Так же необходимо провести мероприятия по информированию работников о предстоящих изменениях.
Заключение
Чем качественнее будет проведена подготовительная работа, тем легче, быстрее и комфортнее для всех сторон будет реализован проект внедрения.