Как заказчику подготовиться к внедрению 1С:ERP

Успех внедрения программных продуктов зависит не только от активной части проекта, но и от подготовительной, в рамках которой оказывается существенное влияние на сроки, стоимость и качество реализации проектов.

Основная доля успеха будущего проекта зависит от первой подготовительной задачи, то есть от:

• Идентификации текущих проблем и потребностей, как предпосылок внедрения.
• Формулирования целей и задач, как результата внедрения.

При этом между предпосылками и результатами должна прослеживаться четкая линия зависимости.

В рамках данной задачи необходимо выполнить ряд подзадач (см. рисунок 1).

В результате первой фазы должна сформироваться исходная информация о существующей или желаемой структуре упорядоченных взаимосвязанных и взаимозависимых процессов.

Для удобства такая информация может быть представлена в форме схем, таблиц, диаграмм и т.п.

Второй подготовительной задачей является отбор участников будущей проектной группы.

Проектная группа может состоять из двух подгрупп: группы поддержки и рабочей группы.

Первая группа включает в себя идейных вдохновителей.

Для формирования второй группы необходимо выявить наиболее заинтересованных в результатах сотрудников, то есть реализующих бизнес-процессы и способных дать исчерпывающую информацию по каждому из них, и форму их взаимодействия в процессе работы.

В рамках третьей задачи участники проектной группы должны сформировать перечень критериев для оценки результатов внедрения программного продукта.

Четвертой задачей является изучение программных продуктов и соотношение их возможностей с перечнем требований/ потребностей и критериев их выполнения. То есть необходимо оценить насколько полно внедряемая программа покрывает все необходимые бизнес-процессы и есть ли возможности ее дополнительной настройки и доработки под требования организации.

Помимо этого, необходимо заранее оценить насколько интуитивно пользователям будет понятен интерфейс и есть ли потребность в обучении ключевых пользователей пониманию концепцию ERP-системы для упрощения последующей работы по внедрению, доработке и т.п.

Пятая задача заключается в изучении технических требований к внедрению выбранного программного продукта и текущих технических возможностей организации.

ERP Система имеет ряд требований к оборудованию, поэтому важно с самого начала определить и подготовить инфраструктуру.

Помимо этого, необходимо обеспечить сетевую безопасность данных и их сохранность.

Шестой задачей является подготовка исходных документов для тендера и разработка критериев отбора подрядчиков (опыт, квалификация, отраслевая экспертиза, стоимость, сроки и т.п.).

Седьмой задачей является изучение предложений подрядчиков по внедрению 1С: ERP и определение «золотой» середины между: требованиями/потребностями Заказчика, оценочными сроками реализации проекта, бюджетом проекта.

Восьмой задачей является работа с сотрудниками.

Необходимо продумать систему мотивации для участников проектной группы, спланировать их рабочую нагрузку с учетом сроков проекта, чтобы они могли полноценно и своевременно выполнять свои обязанности по внедрению, организовать механизмы обратной связи.

Так же необходимо провести мероприятия по информированию работников о предстоящих изменениях.

Чем качественнее будет проведена подготовительная работа, тем легче, быстрее и комфортнее для всех сторон будет реализован проект внедрения.