Почему управление запасами должно стать первым этапом внедрения ERP на производственном предприятии

Когда руководство предприятия принимает решение о внедрении ERP-системы, обычно ожидается быстрый результат: точное планирование производства, бюджетирование, управление финансами, контроль исполнения заказов, прозрачная себестоимость, и актуальная аналитика в режиме реального времени.

На практике такие ожидания часто приводят к попытке автоматизировать всё и сразу. Предприятие запускает масштабный проект, одновременно затрагивающий бюджетирование и планирование, закупки, склад, производство, продажи и финансовый контур. Через некоторое время выясняется, что сроки сдвигаются, сотрудники продолжают работать «на бумаге», данные в системе не вызывают доверия, а руководство начинает сомневаться в целесообразности проекта.

Причина подобных ситуаций обычно не связана с качеством ERP-системы или компетенциями подрядчика. Проблема заключается в том, что любая ERP-система полезна только тогда, когда в неё вносят точные и правильные данные.

Поэтому вопрос первого этапа внедрения ERP — это не вопрос удобства или очерёдности работ. Это вопрос создания надёжного информационного фундамента для дальнейшей цифровизации предприятия.

Из нашей практики наиболее эффективным первым этапом внедрения ERP является реализация инструмента поддержки управления запасами и складской логистики.

Почему стратегия «всё и сразу» редко приносит ожидаемый результат

Производственные предприятия часто начинают цифровизацию с наиболее привлекательных для руководства функций:

• планирования производства;
• расчёта себестоимости;
• бюджетирования;
• финансовой аналитики.

Однако все перечисленные процессы используют одни и те же исходные данные:

• нормативно-справочную информацию (НСИ);
• остатки материалов;
• наличие готовой продукции;
• незавершённое производство;
• движение товарно-материальных ценностей.

Если:

• остатки недостоверны, система не сможет корректно рассчитывать потребности в закупках;
• в справочниках присутствуют дубли, невозможно получить корректную аналитику;
• движение материалов фиксируется задним числом или не фиксируется вовсе, расчёт себестоимости становится набором недостоверных цифр.

В результате предприятие получает не инструмент управления, а автоматизированный хаос.

Почему именно управление запасами становится лучшей отправной точкой

1. Запасы — это деньги предприятия

Для большинства производственных компаний складские запасы являются одним из крупнейших элементов оборотного капитала. Материалы, комплектующие, полуфабрикаты и готовая продукция могут составлять десятки процентов всех оборотных активов предприятия.

При этом руководство часто не имеет объективной картины:

• какие запасы действительно востребованы;
• какие материалы закупаются повторно при наличии аналогов;
• сколько средств заморожено в неликвидах;
• какие остатки фактически отсутствуют несмотря на данные учётной системы.

Управление запасами позволяет получить прозрачную картину движения материальных ресурсов и увидеть реальные точки финансовых потерь.

2. Склад позволяет быстро сформировать учётную дисциплину

Любое движение товара имеет понятные физические состояния:

• приёмка;
• размещение;
• перемещение;
• отбор;
• отгрузка.

Поэтому именно складской контур позволяет быстрее всего внедрить единые правила учёта:

• ордерную схему работы;
• адресное хранение;
• обязательную регистрацию операций;
• использование терминалов сбора данных;
• контроль движения ТМЦ в режиме реального времени.

Склад становится площадкой, на которой предприятие формирует культуру работы в новой системе.

3. Управление запасами заставляет навести порядок в нормативно-справочной информации

Практически каждый ERP-проект сталкивается с проблемами качества НСИ.

Дубли номенклатуры и складов, разные единицы измерения, отсутствие характеристик, путаница в серийном учёте становятся причиной множества ошибок.

Запуск складского контура естественным образом требует приведения справочников в порядок:

• унификации номенклатуры;
• определения единиц хранения;
• определения характеристик номенклатуры;
• настройки упаковок;
• выверки складов и настройки мест хранения;
• настройки серийного учёта.

Это трудоёмкая работа, но именно она создаёт фундамент для последующего планирования, закупок, производства и расчёта себестоимости.

4. Появляется контроль на границах бизнес-процессов

Управление запасами невозможно внедрить без взаимодействия со смежными подразделениями. Поэтому уже на первом этапе предприятие получает контроль ключевых процессов:

На входе:

• приёмка по заказам поставщикам;
• контроль количества и качества;
• снижение пересорта и недопоставок.

На выходе:

• отгрузка по согласованным заказам;
• контроль финансовых ограничений;
• прозрачность работы логистики.

Даже без запуска сложного производственного планирования предприятие начинает устранять существенную часть операционных потерь.

5. Создаётся база для последующего планирования

Главная ценность складского контура заключается не в самом складе. Главная ценность — достоверные данные.

Когда предприятие начинает доверять остаткам в системе, становится возможным:

• планирование закупок;
• расчёт потребностей производства;
• управление запасами;
• прогнозирование дефицитов;
• расчёт себестоимости;
• бюджетирование.

Без этой основы запуск более сложных функциональных блоков ERP значительно увеличивает риски проекта.

6. После внедрения управления запасами предприятия обычно получают

• снижение времени поиска материалов на складе на 20-50%;
• сокращение пересорта на 50-90%;
• уменьшение объёма внеплановых закупок на 10-30%;
• сокращение длительности инвентаризации в 2-5 раз;
• рост точности учёта остатков до 95-99%.

Почему складской проект нужен не только складу

Распространённое заблуждение заключается в том, что автоматизация склада приносит пользу исключительно логистике.

На практике основные выгодоприобретатели находятся в других подразделениях.

Поэтому внедрение управления запасами следует рассматривать как корпоративный проект, а не как локальную автоматизацию склада.

Реальность внедрения: к чему необходимо быть готовым

Ответственный ERP-проект требует честного разговора о сложностях.

Реалистичные сроки

Для среднего или крупного предприятия запуск складского контура обычно занимает от 4 до 6 месяцев.

В этот срок входят:

• обследование процессов;
• подготовка НСИ;
• настройка системы;
• интеграция оборудования;
• обучение пользователей;
• опытная эксплуатация.

Сопротивление изменениям

Переход на новую систему учёта (в том числе нововведения в виде адресного хранения или работа с терминалами сбора данных) меняет привычный порядок работы. Сотрудники вынуждены отказаться от устоявшихся неформальных практик и начать работать по единым правилам. Поэтому поддержка руководства становится критически важным фактором успеха проекта.

Временное снижение производительности

В первые недели после запуска скорость операций может снизиться. Персонал осваивает новые процедуры, привыкает к оборудованию и интерфейсам системы. Это нормальный этап адаптации.

При последовательной поддержке изменений предприятие обычно компенсирует временное снижение производительности и получает устойчивый рост эффективности процессов.

Как развивается ERP после внедрения управления запасами

Наиболее успешные проекты развиваются поэтапно.

Этап 1. Управление запасами и складская логистика

Результат:

• достоверные остатки;
• прозрачное движение ТМЦ;
• управляемая НСИ.

Этап 2. Закупки и продажи

Результат:

• снижение избыточных запасов;
• повышение качества планирования закупок;
• контроль исполнения заказов клиентов.

Этап 3. Производство

Результат:

• корректный расчёт потребностей;
• снижение дефицитов;
• повышение точности производственного планирования.

Этап 4. Финансы и себестоимость

Результат:

• прозрачная фактическая себестоимость;
• ускорение закрытия периода;
• повышение качества управленческой отчётности.

Заключение

У большинства компаний проблемы с планированием производства, закупками, себестоимостью и даже бюджетированием начинаются не в финансовом контуре и не в производственном модуле ERP. Они начинаются с недостоверных данных о запасах.

По нашему опыту, уже на этапе внедрения управления запасами предприятие получает возможность увидеть и проанализировать активы, стоимость которых нередко составляет от 20 до 60% оборотного капитала предприятия. Поэтому именно этот этап чаще всего становится первым источником измеримого экономического эффекта от ERP-проекта.

Поэтому внедрение управления запасами — это не локальный проект автоматизации склада. Это создание информационного фундамента для всей будущей ERP-системы. Чем надёжнее этот фундамент, тем быстрее предприятие сможет перейти к управлению закупками, производством, себестоимостью и финансовым результатом на основе достоверных данных и получать реальный экономический эффект от инвестиций в ERP.