Автоматизация контроля платежей в БИТ.Финанс: забудьте о рутине

В условиях роста затрат и ограниченных ресурсов именно контроль платежей становится ключевой задачей финансовой функции.

В современном бизнесе время — деньги, а ручной контроль платежей — это не только время, но и потенциальные ошибки, просрочки и упущенные возможности. Если вы уже используете БИТ.Финанс — у вас есть мощный инструмент для того, чтобы сделать этот процесс максимально эффективным и автоматизированным.

Почему автоматизация контроля платежей так важна?

• Снижение рисков: минимизация просрочек, штрафов и проблем с контрагентами.
• Экономия времени: освобождение сотрудников от рутинных операций для более стратегических задач.
• Повышение точности: исключение человеческого фактора и ошибок.
• Улучшение денежного потока: более точное прогнозирование и управление ликвидностью.
• Прозрачность: мгновенный доступ к актуальной информации о состоянии расчётов.

Как БИТ.Финанс помогает автоматизировать этот процесс?

«БИТ.Финанс» предлагает комплексный подход к управлению платежами, интегрируя его с другими модулями системы. Вот ключевые шаги и возможности:

1. Планирование платежей

• Бюджеты: настройка бюджетов движения денежных средств (БДДС) с лимитами по статьям. Это основа для контроля.
• Заявки на оплату: все платежи должны проходить через систему заявок. Сотрудники формируют заявки на расходование денежных средств, указывая контрагента, сумму, статью ДДС, срок оплаты и прикрепляя подтверждающие документы.
• Маршруты согласования: настройка гибких маршрутов согласования заявок, чтобы каждый платёж проходил через ответственных лиц (руководителей отделов, финансового директора, генерального директора). Система сама будет направлять заявку по цепочке.
• Формирование графиков платежей. В графиках указываются параметры: статья оборотов, периодичность (разово, ежемесячно, ежеквартально и т. д.), период графика, ставка НДС, сумма расхода или прихода. Графики можно формировать по договору, этапам или отдельным обязательствам.

2. Контроль лимитов и сроков

• Автоматическая проверка лимитов: при проведении заявки «БИТ.Финанс» автоматически проверяет, не превышает ли сумма платежа установленные бюджетные лимиты по статье. Если лимит превышен, система может заблокировать заявку или отправить её на дополнительное согласование.

Важно: в БИТ.Финанс предусмотрена возможность проводить заявки сверх лимита, что позволяет сохранять гибкость в управлении финансами и оперативно реагировать на меняющиеся условия, обеспечивая при этом выполнение обязательств перед партнёрами.

• Контроль сроков: с помощью графиков платежей система позволяет отслеживать сроки оплаты по заявкам и договорам, формируя напоминания и отчёты о предстоящих и просроченных платежах. Настроенный платёжный календарь всегда напомнит о них.
• Контроль остатков: «БИТ.Финанс» автоматически отслеживает остатки на расчётных счетах и сигнализирует о превышении. Минимально допустимые остатки на счетах задаются через документ «Установка неснижаемых остатков».
• Автоматические уведомления о смене статуса платёжных документов — они могут быть отправлены через систему 1С, Telegram или e-mail. Это позволяет инициаторам оперативно реагировать на доработки, отклонения или завершение согласования.

3. Интеграция с банковскими выписками

• Загрузка выписок банка: регулярная загрузка банковских выписок с отметкой «Оплачено». Одной из ключевых функций «БИТ.Финанс» является прямая интеграция с системой Клиент-банк.
• Выгрузка платёжных поручений в банк клиента.
• Автоматическая разноска: система может автоматически сопоставлять входящие и исходящие платежи из выписки с ранее созданными заявками на оплату или ожидаемыми поступлениями. Это значительно ускоряет процесс и снижает ошибки.
• Выявление расхождений: если платёж не сопоставился автоматически, система подсветит его, позволяя оперативно разобраться в причинах.

4. Отчётность и аналитика

В системе «БИТ.Финанс» для контроля платежей доступны, например:

• Отчёты по исполнению бюджета: содержит информацию о том, как исполняется бюджет БДДС, какие статьи перерасходованы, а какие недоиспользованы.
• Отчёт «План-фактный анализ заявок на расходование денежных средств». Позволяет сопоставить запланированные и фактические оплаты по заявкам, выявить отклонения и понять причины их возникновения. В отчёте отдельно выделяются платежи, выполненные без заявок.
• Отчёт «План-фактный анализ поступлений денежных средств». Используется для анализа исполнения планируемых поступлений: показывает, какие поступления были фактически получены, в каком объёме и какие фактические поступления не были заранее запланированы.
• Отчёт «План-фактный анализ по прогнозам платежей». Позволяет оценить, насколько предварительные финансовые ожидания совпали с реальным исполнением: какие прогнозы были реализованы через заявки, в каком объёме и где возникли отклонения, а также выявить платежи, прошедшие вне прогнозного планирования.
• Обработка «Рабочее место казначея», в которой казначей интерактивно управляет платежами: переносит их по датам и счетам, корректирует суммы, разбивает платежи, формирует платёжные документы или реестры напрямую из рабочего места.
• Платёжный календарь: формируется на основании данных подсистемы казначейства: заявок на расходование денежных средств, прогнозов платежей и планируемых поступлений денежных средств. В него включается информация обо всех заявках: согласованных, внесённых в реестр платежей, оплаченных (частично или полностью), просроченных и ещё не оплаченных.
• Анализ просроченной задолженности: выявляет проблемные зоны и позволяет оперативно реагировать на просрочки.

Как начать автоматизацию?

1. Определите текущие процессы: проведите аудит того, как сейчас происходит контроль платежей в вашей компании и какие процессы требуют автоматизации.
2. Настройте бюджеты: определите статьи БДДС и создайте бюджеты ДДС с лимитами по данным статьям.
3. Настройте маршруты согласования: определите, кто и на каком этапе должен согласовывать заявки на оплату. Это могут быть многоуровневые маршруты с условиями (например, платежи свыше определённой суммы идут на согласование к финансовому директору).
4. Обучите сотрудников: проведите обучение для всех, кто будет работать с заявками на оплату, их согласованием и другими функциями контроля платежей в «БИТ.Финанс». Важно, чтобы каждый понимал свою роль и порядок работы.
5. Начните с пилотного проекта: если у вас большая компания, возможно, стоит начать автоматизацию с одного отдела или типа платежей, чтобы отладить процесс, прежде чем масштабировать его на всю организацию.
6. Анализируйте и оптимизируйте: после внедрения регулярно формируйте отчёты, собирайте обратную связь от пользователей и ищите пути для дальнейшего улучшения и оптимизации процессов. Следите за обновлениями релизов «БИТ.Финанс» и внедряйте новые разработки.

Кейс сценария автоматизированного контроля

В системе «БИТ.Финанс» автоматизировать контроль платежей можно с помощью подсистемы «Казначейство».

1. Менеджер по закупкам создаёт «Заявку на расходование ДС» поставщику за товар. Указывает сумму, срок оплаты, статью БДДС («Оплата поставщикам»), прикрепляет счёт.
2. Система автоматически проверяет:
   • наличие бюджета по статье «Оплата поставщикам»;
   • не превышает ли сумма заявки остаток по бюджету;
   • соответствие контрагента и договора.
3. Заявка отправляется по настроенному маршруту:
   • сначала руководителю отдела закупок (проверка корректности заказа);
   • затем финансовому менеджеру (проверка лимитов, сроков, условий договора);
   • наконец, финансовому директору (окончательное утверждение).
4. Каждый согласующий видит заявку в своём рабочем месте, может просмотреть все детали и прикреплённые документы, а также историю согласования.
5. После утверждения заявка попадает в «Платёжный календарь» и становится основанием для формирования платёжного поручения.
6. Бухгалтер формирует платёжное поручение на основании утверждённой заявки.
7. После загрузки банковской выписки, система автоматически сопоставляет исходящий платёж с ранее утверждённой заявкой, закрывая её и отражая факт оплаты.
8. Руководство в любой момент может получить отчёт об исполнении бюджета, увидеть все предстоящие и совершённые платежи, а также проанализировать дебиторскую и кредиторскую задолженность.

Автоматизация контроля платежей в «БИТ.Финанс» — это не просто удобство, это стратегическое решение, которое повышает финансовую дисциплину, снижает риски и позволяет более эффективно управлять денежными потоками компании любого размера.