Прежде чем углубляться в операции, убедитесь, что Ваши справочники настроены корректно и логично.

Банковские счета и кассы:

Актуальность: Регулярно проверяйте актуальность всех открытых и закрытых счетов и касс. Удаляйте неиспользуемые.
Наименование: Используйте понятные и однозначные наименования, отражающие назначение счета/кассы (например, «РКО основной», «Валютный счет USD»).
Валюта: Убедитесь, что валюта счета/кассы соответствует реальной.
Привязка к организации: Корректно указывайте, к какой организации относится каждый счет/касса.

Договоры с банками:

Полнота информации: Вносите все необходимые данные: наименование банка, номер договора, дату заключения, условия обслуживания.
Связь с счетами: Убедитесь, что каждый банковский счет привязан к соответствующему договору с банком.

Контрагенты:

Детализация: Для контрагентов, с которыми ведутся расчеты через казначейство, важно иметь актуальные реквизиты, включая банковские данные.
Группировка: Используйте группировку контрагентов по типу (поставщики, покупатели, прочие) для удобства анализа.

Лимиты и маршруты согласования:

Настройте лимиты расходования по статьям ДДС, ЦФО, проектам, периодам.
Настройте маршруты согласования (кто согласовывает, в какой последовательности, по каким условиям).
Настройте аналитики, если нужны дополнительные разрезы учета (проекты, направления деятельности, контрагенты, договоры, счета и т. д.), их настраивают и используют, например, в статьях оборотов бюджетов.

Регулярное и точное отражение операций

Ключ к порядку – своевременное и правильное внесение всех денежных потоков.

Выписки банка:

Оперативность: Загружайте банковские выписки ежедневно или по мере поступления. Не допускайте накопления.
Автоматическая обработка: Используйте возможности автоматической загрузки выписок из клиент-банков. Это минимизирует ошибки и ускоряет процесс.
Ручная сверка: При ручном вводе или при возникновении расхождений проводите тщательную сверку с данными банка.

Кассовые операции:

Документальное подтверждение: Каждая операция в кассе должна быть подтверждена соответствующим документом (ПКО, РКО, авансовый отчет).
Своевременное оформление: Оформляйте документы сразу после совершения операции.

Платежные поручения:

Корректное заполнение: Внимательно проверяйте все поля платежного поручения: получатель, сумма, назначение платежа, КБК, ОКТМО и т.д.
Статусы платежей: Отслеживайте статусы платежных поручений (отправлено, исполнено, отклонено) и своевременно реагируйте на изменения.

Внутренние перемещения денежных средств:

Четкое отражение: Все переводы между счетами и кассами должны быть оформлены соответствующими документами.
Цель перемещения: Указывайте цель перемещения для лучшей аналитики.

Контроль и сверка – гарантия точности

Регулярный контроль и сверка – это не просто формальность, а необходимый инструмент для поддержания порядка.

Сверка с банковскими выписками:

Ежедневная сверка: Сверяйте данные в «БИТ.ФИНАНС» с фактическими банковскими выписками.
Выявление расхождений: Оперативно разбирайтесь с любыми расхождениями, выясняйте причины и вносите корректировки.

Сверка остатков по кассам:

Периодические инвентаризации: Проводите регулярные (ежедневные, еженедельные) инвентаризации фактических остатков в кассах и сверяйте их с данными учета.

Анализ движения денежных средств:

Отчеты: Используйте стандартные отчеты «БИТ.ФИНАНС» (например, «Оборотно-сальдовая ведомость по счетам», «Движение денежных средств», «Кассовая книга») для анализа поступлений и выплат.
Планирование: Сравнивайте фактические данные с запланированными показателями для выявления отклонений и их причин.

Контроль задолженностей:

Сверка с контрагентами: Регулярно проводите сверку расчетов с контрагентами.
Анализ просроченной задолженности: Отслеживайте и управляйте просроченной дебиторской и кредиторской задолженностью.

Инструменты для управления казначейством в «БИТ.ФИНАНС» Бюджетирование:

Планирование и моделирование денежных потоков: Создавайте детальные бюджеты движения денежных средств (БДДС) на различные периоды, которые позволяют моделировать денежные потоки в зависимости от вводимых сценариев для разработки стратегии управления денежными средствами.
Контроль исполнения бюджетов: Сравнивайте фактические показатели с бюджетными и анализируйте отклонения. Это поможет выявить кассовые разрывы и избыток средств.

Контроль платежей:

Централизованный контроль платежей. Через заявки проходит весь поток исходящих платежей, что позволяет централизовать контроль и исключить несанкционированные оплаты или оплаты сверх лимита бюджета.
Интерактивное управление платежами. Казначей может переносить их по датам и счетам, корректировать суммы, разбивать платежи, формировать платёжные документы или реестры напрямую из рабочего места.
AI-скоринг платежей. Система анализирует данные конкретного платежа: (контрагент, договор, назначение платежа), а также сведения о партнёре из интегрированных сервисов. На основе заданных правил AI-модель присваивает платежу рейтинг риска с пояснением.

Управление ликвидностью:

Прогноз денежных потоков: Используйте инструменты прогнозирования для оценки будущих поступлений и выплат.
Оптимизация остатков: Планируйте оптимальные остатки денежных средств на счетах, чтобы избежать как дефицита, так и излишков.

Управление валютными операциями:

Учет курсовых разниц: Корректно отражайте операции в иностранной валюте и контролируйте курсовые разницы.
Валютные счета: Обеспечьте правильное ведение учета по валютным счетам.

Интеграция с клиент-банками:

Автоматизация: Настройте интеграцию с Вашими банками для автоматической загрузки выписок и отправки платежных поручений. Это значительно сокращает время и снижает риск ошибок.

Настройка прав доступа:

Настройка прав доступа: Настройте права доступа пользователей к казначейским функциям, чтобы обеспечить безопасность данных и предотвратить несанкционированные операции.
Разграничение полномочий: Чётко разграничьте зоны ответственности между казначейством и другими подразделениями компании, в том числе бухгалтерией.

Общая схема функционала подсистемы «Казначейство» в «БИТ.ФИНАНС» представлена на схеме ниже.

Схема работы подсистемы «Казначейство» в «БИТ.ФИНАНС»