Риски Excel в казначействе электросетевых компаний

Для казначеев, финансовых директоров и руководителей электросетевых компаний

Вы когда-нибудь слышали такую фразу от своего казначея в конце месяца? «Денег нет, но вы держитесь». В электросетевых компаниях она звучит особенно часто. И чаще всего причина — не в том, что денег действительно нет. А в том, что их просто не видно.

Привычка, которая стала ловушкой

Управление ликвидностью в Excel — это норма для многих сетевых организаций. И это понятно: Excel есть у всех, он гибкий, привычный. Как пишут финансовые эксперты, Excel-казначейство — «правильный старт», потому что он «позволяет "прожить" процессы, понять логику, выявить узкие места».^[1]

Но старт и жизнь — это разные вещи.

Когда объём операций растёт, а количество статей ДДС переваливает за сотню, Excel перестаёт быть инструментом и становится ловушкой.

Что происходит, когда казначейство держится на Excel

В одной из крупнейших электросетевых компаний страны, ПАО «Россети», до внедрения автоматизированной системы для решения задач по управлению ликвидностью использовался Excel. Сетевая отчётность от ДЗО по финансовым сделкам собиралась с помощью шаблонов Excel-файлов и консолидировалась вручную.^[2]

Обратите внимание: вручную.

И это не единичный случай. В Новосибирской городской сетевой компании управленческий учёт тоже вели в Excel. Из-за необходимости вводить большой объём данных иногда возникали ошибки. Сотрудники тратили много времени на формирование финансовой отчётности. Вследствие ошибок в финансовой отчётности у руководства были неверные данные о прибыли компании в разрезе видов деятельности, что могло привести к убыткам.^[3]

Убыткам. Из-за ошибки в Excel.

Три главных риска Excel-казначейства

Риск №1: данные устаревают быстрее, чем вы их собираете

Пока вы сводите отчёты из 10 файлов от разных подразделений, ситуация с ликвидностью уже изменилась. Кассовый разрыв наступает не тогда, когда вы о нём узнаёте, а тогда, когда деньги на счёте заканчиваются.

Риск №2: ошибка в одной ячейке рушит всю картину

В Excel нет встроенного контроля. Съехала формула, не тот диапазон в ВПР, случайно изменённая ссылка — и вот уже план-фактный анализ показывает не те цифры. А руководство принимает решения на основе этих цифр.

Риск №3: зависимость от одного человека

Тот самый «правильный/Главный файл», который понимает только один сотрудник. Если он уходит в отпуск или, не дай бог, заболевает — процесс встаёт.

Что делать? Начать с диагностики

Чек-лист «5 признаков, что ваше Excel-казначейство в зоне риска».

Прежде чем что-то менять, нужно понять, где у вас «болит» — проверьте свою систему за 10 минут.

Ответьте на пять вопросов:

1. Сколько времени уходит на консолидацию отчёта по ДДС за месяц?
2. Бывали ли за последний год ситуации, когда вы узнавали о кассовом разрыве постфактум?
3. Сколько человек в вашей компании имеют доступ к «главному файлу» казначейства?
4. Как часто вы переделываете отчёты из-за ошибок в формулах?
5. Если завтра ключевой сотрудник не выйдет на работу — вы сможете собрать отчётность?

Если хотя бы на один вопрос ответ вызывает дискомфорт — это сигнал.

✕