Юридический пакет для КЭДО в 1С: полный набор документов, порядок перехода и правила электронных подписей

---

1. Внедрение КЭДО: основные понятия

Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это важный элемент цифровой трансформации HR-сферы. Благодаря этой системе компания может отказаться от бумажного документооборота, снизить административные затраты, ускорить обработку кадровых данных и повысить эффективность взаимодействия между сотрудниками и отделом кадров. Однако, как и любая инновация, КЭДО имеет не только преимущества, но и определённые риски. В данном материале рассмотрим ключевые плюсы и возможные трудности при переходе на электронный формат, а также дадим рекомендации по безопасному внедрению системы.

Правовое регулирование КЭДО осуществляется на основании статей 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ, а также Федеральных законов № 377-ФЗ («О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации») и № 63-ФЗ («Об электронной подписи»).

Перед внедрением системы компаниям необходимо обновить внутренние нормативные документы, скорректировать локальные акты, регламенты и положения, а также адаптировать используемое программное обеспечение. В частности, важно установить актуальные версии продуктов 1С и провести настройку сервисов для корректной работы электронных подписей. Далее подробно разберём, какие именно документы и технические меры потребуются для успешного запуска КЭДО.

2. Алгоритм перехода на КЭДО

Процесс перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) включает несколько обязательных шагов, которые необходимо выполнить работодателю для соблюдения всех требований законодательства.

1. Принятие локального нормативного акта.

Первым этапом является издание внутреннего документа — локального нормативного акта (ЛНА), который устанавливает порядок внедрения КЭДО в организации. Это может быть приказ или положение работодателя, издаваемое в соответствии с частью 2 статьи 22.2 Трудового кодекса РФ.

2. Разработка Положения о КЭДО.

Следующим шагом становится подготовка отдельного Положения о кадровом электронном документообороте, где прописывается порядок ведения, хранения и подписания кадровых документов в электронном виде. Требования к этому документу определены частью 3 статьи 22.2 ТК РФ.

3. Информирование работников и получение согласий.

Работодатель обязан уведомить сотрудников о переходе на электронный документооборот и получить от них письменное согласие.

Важно помнить, что на данный момент КЭДО ведётся только в отношении работников, согласившихся на использование электронного формата. Для тех, кто отказался, кадровые документы продолжают оформляться в бумажном виде (части 4 и 5 статьи 22.2 ТК РФ).

Работник, который изначально отказался, может позже изменить решение и присоединиться к системе. Однако если согласие уже дано, отозвать его нельзя.

Закон также защищает права сотрудников: увольнение по причине отказа от перехода на КЭДО недопустимо (часть 8 статьи 22.2 ТК РФ). Исключение составляют только те, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа до этой даты.

4. Выдача электронных подписей.

Завершающий этап — обеспечение работников, согласившихся на участие в системе, усиленными электронными подписями, которые необходимы для подписания кадровых документов в электронном формате. Это требование закреплено в части 12 статьи 22.2 ТК РФ.

Рассмотрим эти документы подробнее.

3. Приказ о внедрении кадрового электронного документооборота (КЭДО)

Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) требует от работодателя не только технической готовности, но и оформления соответствующих внутренних документов. Одним из главных является приказ о введении КЭДО — именно он закрепляет официальное решение руководства о переходе на электронный формат кадрового взаимодействия и служит юридическим основанием для его применения. В этом разделе рассмотрим, что должно быть отражено в приказе, как его правильно составить и где взять пример для использования.

Основные разделы приказа о переходе на КЭДО

Приказ о внедрении КЭДО — это локальный нормативный акт, которым компания официально фиксирует переход на электронную форму ведения кадровых документов. Такой документ утверждается руководителем организации и определяет порядок внедрения системы электронного взаимодействия.

В приказе указывают:

• Цель — переход на кадровый электронный документооборот с целью упрощения процессов и отказа от бумажных носителей;
• Основание — ссылки на нормативные документы, подтверждающие законность перехода: статьи 22.1 и 22.2 Трудового кодекса РФ, Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Сроки внедрения — точная дата начала функционирования системы;
• Категории сотрудников, на которых распространяется действие приказа (все работники компании либо конкретные подразделения);
• Ответственные исполнители за настройку, запуск и последующий контроль работы КЭДО;
• План мероприятий, включая установку программного обеспечения, подготовку положения о КЭДО, информирование работников и обучение пользователей;
• Информационную систему, которая будет применяться (например, 1С:Кабинет сотрудника или Единая цифровая платформа "Работа в России");
• Порядок доступа к информационной системе работодателя (указывается при необходимости). Например, работодатель может указать, что доступ к информационной системе осуществляется работником по логину и паролю, который он получает при регистрации в системе;
• Порядок ознакомления работников с приказом
• Контроль исполнения — кто осуществляет надзор и в какие сроки.

К приказу обычно прилагаются:

• Приложение № 1 — перечень документов, переводимых в электронный формат; Перечень документов работодатель определяет самостоятельно с учетом того, что КЭДО можно применять не для всех кадровых документов. Документы, которые относятся к числу исключений, перечислены в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ (например, к ним относятся трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, и др.).
• Приложение № 2 — список категорий работников, подпадающих под КЭДО; Категории работников, в отношении которых будет применяться КЭДО, работодатель также определяет самостоятельно. К таким категориям работников можно отнести, например, офисных и дистанционных сотрудников (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). Для дистанционных работников предусмотрены специальные нормы ТК РФ, регулирующие порядок взаимодействия работодателя и сотрудника, работающего удаленно (ст. 312.3 ТК РФ). Работодатель вправе обмениваться электронными документами с дистанционным работником. Если работодатель распространил на дистанционного работника правила ведения КЭДО, то применяются все правила, включая запрет на обмен кадровыми документами, указанными в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ.
• Приложение № 3 — форма уведомления сотрудника о переходе на КЭДО.

ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).

С Положением (Приказом) необходимо ознакомить работников под подпись.

Приказ о переходе на КЭДО — это ключевой документ, без которого невозможно официальное внедрение кадрового электронного документооборота. Он должен быть составлен корректно, с учётом законодательных норм, и доведён до всех сотрудников под подпись.

Используйте предложенный образец как основу для создания собственного приказа, адаптировав его под особенности вашей компании. Грамотно оформленный документ обеспечит юридическую защиту и сделает переход на КЭДО безопасным и удобным.

Файлы образцов документов приложу к статье

4. Положение о кадровом электронном документообороте

Положение о КЭДО регулирует внутренний порядок ведения электронного документооборота у работодателя (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ).

Это локальный нормативный акт, в котором закрепляются правила обмена, подписания и хранения электронных кадровых документов, а также порядок действий работников и работодателя при взаимодействии через информационные системы.

Типовое положение может иметь следующую структуру:

Общие положения

• правовое основание (ссылка на Трудовой кодекс РФ);
• статус документа — локальный нормативный акт;
• предмет регулирования;
• принципы ведения КЭДО;
• ответственное подразделение.

Порядок ведения КЭДО и использования электронных подписей

• наименование используемой информационной системы;
• перечень кадровых документов, входящих в КЭДО;
• список должностей сотрудников, участвующих в процессе;
• порядок получения согласия работников и соискателей;
• определение уполномоченных лиц;
• виды применяемых электронных подписей и ответственность работодателя за их выдачу.

Сроки подписания и ознакомления с электронными документами

• сроки, в течение которых работник должен подписать или подтвердить ознакомление.

Инструктаж работников по работе в системе КЭДО

• ответственные лица за проведение инструктажа;
• содержание обучающего материала;
• порядок обратной связи и уточнения вопросов.

Оформление документов на бумажном носителе

• условия, при которых допускается бумажный документооборот;
• алгоритм действий в таких ситуациях.

Информационная безопасность

• технические и организационные меры защиты данных;
• порядок резервного копирования;
• ответственные лица за ИБ и техническую поддержку.

Заключительные положения

• дата вступления акта в силу;
• обязательность ознакомления сотрудников;
• порядок внесения изменений;
• срок действия документа.

К документу целесообразно добавить:

• шаблон заявления о согласии на участие в КЭДО;
• форму заявления об отказе;
• лист ознакомления сотрудников с положением.

Положение утверждается приказом руководителя организации и доводится до сведения работников. Положение принимается работодателем с учётом мнения профсоюза (если он действует в организации). Все сотрудники должны быть ознакомлены с ним под подпись.

Положение о КЭДО — это ключевой документ, который обеспечивает юридическую силу электронным кадровым документам и регулирует все аспекты их оформления, подписания и хранения. Без него вести электронный кадровый документооборот в соответствии с законодательством невозможно.

5. Уведомление о введении КЭДО

Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) — это не только технический процесс настройки системы, но и процедура, требующая соблюдения всех требований, предусмотренных трудовым законодательством. Одним из обязательных шагов при переходе на электронный формат является уведомление сотрудников о введении КЭДО в организации.

Такое уведомление оформляется в свободной форме, поскольку конкретных требований к нему в Трудовом кодексе РФ нет. Работодатель вправе выбрать способ информирования работников — в бумажном или электронном виде. Главное, чтобы выбранная форма была закреплена в локальном нормативном акте о внедрении КЭДО (п. 2 письма Минтруда России от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321).

Уведомление оформляется в следующих случаях:

• при первичном переходе организации на кадровый электронный документооборот;
• при приёме новых работников, если КЭДО уже используется.

Важно понимать, что уведомление не является согласием. Оно лишь информирует сотрудника о том, что кадровые документы теперь будут формироваться, направляться и подписываться в электронном формате.

В соответствии со статьёй 22.2 Трудового кодекса РФ, перевод кадровых документов в электронный вид возможен только при наличии письменного согласия работника. Если согласие не получено, документооборот по нему продолжается на бумаге.

Исключение: лица, впервые поступающие на работу после 31 декабря 2021 года и не имеющие ранее трудового стажа, могут быть включены в КЭДО автоматически, без отдельного согласия.

Если организация уже использует систему КЭДО, она обязана уведомлять всех вновь принятых работников о том, что кадровые документы в компании ведутся в электронном формате.

Порядок уведомления аналогичен процедуре при первичном внедрении КЭДО. Новым сотрудникам необходимо разъяснить их права: они могут согласиться на участие в КЭДО либо отказаться.

Работники, имевшие трудовой стаж по состоянию на 31.12.2022, обладают правом выбора — участвовать в электронном документообороте или продолжить взаимодействие в бумажном виде.

Факт ознакомления сотрудника с уведомлением должен быть подтверждён документально. Если используется система 1С:КЭДО, отметка может быть зафиксирована в электронном виде в личном кабинете работника.

Сроки уведомления определяются работодателем самостоятельно и закрепляются в локальных актах (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ).

Уведомление о введении КЭДО должно содержать следующие сведения:

• информацию о начале взаимодействия с работодателем посредством кадрового электронного документооборота;
• указание на право работника дать согласие или отказаться от участия в КЭДО;
• при необходимости — графу для проставления подписи, подтверждающей согласие или отказ;
• сведения о наличии или отсутствии у сотрудника электронной подписи — простой, усиленной неквалифицированной (УНЭП) или усиленной квалифицированной (УКЭП).

Таким образом, уведомление является важной частью процедуры внедрения КЭДО и обеспечивает законность перехода на электронный формат кадровых документов. Корректное оформление уведомления подтверждает, что работодатель надлежащим образом проинформировал работников и соблюл требования трудового законодательства.

6. Согласие на переход на КЭДО /Отказ

В соответствии со статьёй 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан получить от каждого сотрудника письменное согласие на использование электронных документов и электронной подписи. Без этого согласия применение КЭДО в отношении конкретного работника недопустимо.

Когда согласие не требуется

Согласно части 7 статьи 22.2 ТК РФ, есть исключение: согласие не требуется, если сотрудник трудоустроен после 31 декабря 2021 года и при этом не имел трудового стажа на указанную дату. Для таких работников кадровый электронный документооборот может вестись автоматически. Тем не менее работодателю рекомендуется ознакомить их с Положением о КЭДО и локальными нормативными актами, чтобы исключить недопонимание в будущем.

Как оформить согласие на переход на КЭДО

Форма согласия законом не установлена, поэтому работодатель вправе разработать её самостоятельно. Документ может быть оформлен:

• на бумаге с собственноручной подписью работника;
• в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)

В соответствии с частью 1 статьи 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронный документ, подписанный УКЭП, юридически равнозначен бумажному документу, подписанному вручную.

Важно помнить, что согласие — это документ, предшествующий электронному взаимодействию, поэтому его нельзя направлять через информационную систему работодателя до начала использования КЭДО.

Использование простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи (ПЭП и УНЭП) для оформления согласия не допускается, поскольку такие подписи не обеспечивают письменную форму документа, требуемую трудовым законодательством.

Варианты оформления согласия

Работник может выразить согласие или отказ:

• отметкой в уведомлении о введении КЭДО;
• отдельным заявлением, составленным в свободной форме.

После подписания согласие становится обязательным и не подлежит отзыву (п. 1 письма Минтруда России от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321). Если сотрудник не выразил согласие, работодатель обязан продолжать вести его кадровые документы в бумажном виде. Однако при желании работник может в дальнейшем присоединиться к КЭДО.

Если работник отказался от перехода

Работодатель не вправе применять КЭДО в отношении отказавшихся сотрудников или увольнять их по этой причине. Все кадровые документы для таких работников ведутся в традиционном бумажном формате. Исключение составляют вновь принятые после 31.12.2021 года без трудового стажа — для них использование КЭДО является нормой по умолчанию.

Таким образом, в организации могут быть две категории работников:

1. Присоединившиеся к КЭДО — взаимодействие осуществляется в электронном формате.
2. Отказавшиеся — документооборот ведётся на бумаге.

Работа с согласиями в системе 1С

Сервисы 1С, включая 1С:Кабинет сотрудника, позволяют автоматизировать оформление и учёт согласий. Процесс включает в себя следующие шаги:

• В разделе «Кадры» включается использование кадрового ЭДО. Кадры - Сервис 1С:Кабинет Сотрудника – Настройки
• Работодатель редактирует шаблон при необходимости и нажимает Сформировать согласия.
• Сотрудник подписывает документ на бумаге и подтверждает в личном кабинете факт подписания.
• После подтверждения отдел кадров отмечает согласие в учётной системе.
• Работник получает возможность выпускать УНЭП и взаимодействовать в КЭДО.

Почему сотрудники могут отказаться от КЭДО

Иногда сотрудники не спешат переходить на электронные форматы из-за:

• недоверия к цифровым подписям и системам;
• опасений за безопасность персональных данных;
• привычки к бумажным документам;
• недостатка компьютерных навыков.

Чтобы снизить количество отказов, рекомендуется:

• провести разъяснительную встречу о преимуществах КЭДО;
• рассказать о надёжности сервиса 1С и защите данных;
• показать, что доступ возможен как через веб-интерфейс, так и через мобильное приложение;
• подчеркнуть, что электронные документы имеют полную юридическую силу и могут быть распечатаны по запросу.

7. Обеспечение сотрудников электронными подписями

После принятия решения о переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО) работодателю необходимо определить порядок получения и применения электронных подписей для сотрудников, выразивших согласие на работу в цифровом формате.

Для этого работодатель может заранее запросить сведения о наличии у работника действующей электронной подписи. Такой запрос оформляется либо отдельным документом, либо включается в уведомление о внедрении КЭДО.

Если сотрудник не имеет электронной подписи, обязанность по организации её получения и оплате связанных расходов возлагается на работодателя. При этом, если у работника уже имеется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), выданная ранее, он имеет право использовать её для подписания кадровых документов (части 12 и 13 статьи 22.2 Трудового кодекса РФ).

В рамках КЭДО могут применяться различные виды электронных подписей — в зависимости от используемой работодателем системы электронного документооборота и категорий документов. Работодатель вправе использовать усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), а работник — простую электронную подпись (ПЭП), УНЭП либо УКЭП.

Для большей юридической надёжности работодателю рекомендуется применять УКЭП, в то время как сотрудники могут использовать УКЭП или УНЭП — в зависимости от решения, закреплённого в локальных актах организации при переходе на КЭДО.

Применение видов электронной подписи

Работодатель может использовать:

• Усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) — для подписания любых кадровых документов без ограничений.
• Усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), порядок проверки которой определяется соглашением сторон или осуществляется через инфраструктуру электронного правительства — за исключением следующих документов:
  • трудовые договоры;
  • соглашения о материальной ответственности;
  • ученические договоры;
  • договоры о получении образования (с отрывом или без отрыва от работы);
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • приказы о дисциплинарных взысканиях;
  • уведомления об изменении условий трудового договора.

Работник может применять:

• Усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) — для подписания всех документов, предусмотренных трудовыми отношениями.
• Простую электронную подпись (ПЭП), используемую внутри информационной системы работодателя, — для большинства документов, кроме следующих:
  • трудовые договоры;
  • соглашения о материальной ответственности;
  • ученические договоры;
  • договоры о получении образования;
  • дополнительные соглашения к трудовым договорам;
  • согласия на перевод;
  • заявления об увольнении и их отзывы;
  • уведомления об изменении условий труда;
  • приказы о применении дисциплинарных взысканий.

8. Заключение

Переход на кадровый электронный документооборот представляет собой не только шаг в сторону цифровизации бизнес-процессов, но и инструмент повышения эффективности кадрового администрирования. Соблюдение установленных трудовым законодательством требований — получение согласий, применение корректных видов электронных подписей и фиксация всех процедур в локальных нормативных актах — обеспечивает юридическую значимость кадровых документов и защищает интересы как работодателя, так и работников.

Грамотно выстроенная система КЭДО позволяет оптимизировать документооборот, минимизировать риски ошибок и ускорить взаимодействие между кадровыми службами и сотрудниками, создавая прозрачную, безопасную и современную кадровую среду.

---

Практический следующий шаг

---

О компании «Спектр-Автоматика Консалтинг»

«Спектр-Автоматика Консалтинг» внедряет корпоративные IT-решения на платформе 1С с 1994 года и более 30 лет автоматизирует бизнес-процессы предприятий. Мы сопровождаем и развиваем контуры 1С, включая кадровый документооборот и интеграции, и умеем организовать переход на электронные кадровые документы так, чтобы он выдерживал требования регуляторов и не ломал ежедневную работу HR.

Среди наших клиентов — ПАО ОДК «Сатурн» и АО «Русская механика».