Автоматизация документооборота учебного комбината «Мелиоратор» на базе 1С:Документооборот 8 ПРОФ
Кейс внедрения для ЧУДПО УК «Мелиоратор»: прием и регистрация заявок, договорная работа, единый реестр обучающихся, автоматическое формирование печатных форм и обмен с «1С:Бухгалтерией предприятия».
Содержание кейса
О клиенте
Частное учреждение дополнительного профессионального образования учебный комбинат «Мелиоратор» действует с 1996 года и работает в сфере дополнительного профессионального образования в Ярославле.
ЧУДПО УК «Мелиоратор» осуществляет деятельность по реализации образовательных программ:
- дополнительных профессиональных программ (программ повышения квалификации);
- программы профессионального обучения (программы профессиональной переподготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программ повышения квалификации рабочих служащих).
Ключевые ориентиры проекта
О задачах
На момент принятия решения о внедрении «1С:Документооборот 8 ПРОФ» у клиента существовал ряд проблем:
- Отсутствие организованного процесса приёма заявок — заявки поступали разрозненно (телефон, почта, лично), не фиксировались в единой системе.
- Неупорядоченный процесс заключения договоров — отсутствовала регламентация, не было единой базы договоров.
- Отсутствие единого списка обучающихся — списки велись в различных файлах, таблицах и бумажных журналах.
- Формирование протоколов вручную — данные об обучающихся заносились в каждый протокол индивидуально.
- Ручное заполнение печатных форм — персональные данные многократно дублировались в различных документах.
- Учёт услуг в бумажных журналах — вся информация о предоставленных услугах и оплате фиксировалась на бумаге.
- Отсутствие интеграции с бухгалтерией — данные дублировались между подразделениями, часто противоречили друг другу.
- Неудобный интерфейс ввода данных — данные по оказываемым услугам вносились без какой-либо структуризации.
Ход проекта
В рамках реализации проекта перед командой внедрения была поставлена комплексная задача по автоматизации полного цикла работы с обучающимися как физическими, так и юридическими лицами (работодателями, направляющими сотрудников на обучение) — от момента первичного обращения до выдачи документа о прохождении обучения, обеспечивая при этом сквозной документооборот, контроль исполнения и соответствие требованиям действующего законодательства Российской Федерации, а также по интеграции с бухгалтерским контуром.
Опасения заказчика
Заказчик выражал опасение, что после завершения внедрения системы «1С:Документооборот» и перевода процессов в цифровой формат может оказаться невозможным или существенно затруднённым формирование реестра сведений, необходимых для передачи в ФИС ФРДО.
В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации организация обязана передавать сведения о выданных документах об образовании и (или) квалификации в Федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» (ФИС ФРДО).
Данная обеспокоенность была обусловлена следующими факторами:
- Реестр ФИС ФРДО не был включён в утверждённое техническое задание на этапе планирования проекта.
- Клиент осознавал, что после перехода на электронный учёт бумажные журналы и разрозненные файлы, которые ранее использовались для подготовки данных, будут упразднены.
- Возникал риск того, что структура данных в системе не будет соответствовать формату, требуемому для подачи реестра в ФИС ФРДО.
- Клиент переживал, что стоимость и сроки доработки отчёта на последующих этапах могут существенно возрасти, если не будет заложена соответствующая архитектурная возможность.
В связи с необходимостью концентрации ресурсов на ключевых задачах внедрения (автоматизация основного документооборота, интеграция с бухгалтерией, разработка печатных форм), а также с учетом того, что нормативные требования к передаче данных в ФИС ФРДО предполагают наличие устоявшегося процесса наполнения справочников и регламентного контроля качества данных, разработка механизма автоматизированной выгрузки реестра в ФИС ФРДО была вынесена за рамки основного этапа внедрения на период последующего сопровождения.
- Определен состав данных, необходимых для формирования выгрузки.
- Проверена полнота и структура хранения соответствующих сведений в справочниках и регистрах системы.
- Составлены технические требования к доработке (ТЗ на этап сопровождения) для последующей реализации автоматизированного формирования XML-файла.
Решения
За короткие сроки нашими специалистами у заказчика в системе «1С:Документооборот» были выполнены следующие работы:
-
1
Приём и регистрация заявок
Организован структурированный процесс приёма и регистрации заявок от юридических и физических лиц в системе; обеспечена фиксация всех обращений в едином контуре с контролем статусов обработки.
-
2
Единый реестр обучающихся
Создан единый справочник (реестр) обучающихся; реализован принцип «единого окна» в карточке физического лица — вся информация доступна из одной формы; исключено дублирование данных.
-
3
Договорная работа
Организован регламентированный процесс подготовки, согласования и заключения договоров с автоматическим заполнением данных из справочников; обеспечен единый реестр договоров.
-
4
Регистр сведений «Обучающиеся»
Создан регистр сведений «Обучающиеся» с хранением информации: даты обучения, профессия, стоимость услуг, данные об оплате (за свой счёт / за счёт работодателя).
Разработаны
| Область | Что реализовано |
|---|---|
| Протоколы | Семнадцать видов протоколов с автоматическим заполнением данных из справочников системы; обеспечено единообразие оформления. |
| Печатные формы | Полный комплект печатных форм (Заявление, Договор, Протоколы, Приказ об открытии группы, Сертификаты/Дипломы/Удостоверения) с автоматическим заполнением данных из единого справочника. |
| Интерфейс | Специализированная вкладка в карточке внутреннего документа для структурированного внесения данных по образовательным услугам. |
| Интеграция | В рамках проекта реализован регламентированный обмен данными между «1С:Документооборот» и «1С:Бухгалтерия предприятия»: передача договоров из ДО в БП, обратная передача признака оплаты/частичной оплаты. |
Нужна оценка проекта или аудит текущих процессов?
Оставьте заявку, чтобы обсудить автоматизацию документооборота, интеграцию с бухгалтерией, печатные формы и дальнейшее сопровождение.
По результатам аудита клиент получает отчет об аудите, содержащий проблемные области и возможности для улучшения СЭД, включая:
- Реестр неэффективных маршрутов.
- Перечень устаревших/некорректных шаблонов и неучтенных операций.
- Анализ пользователького опыта.
- Предложения по оптимизации ролевой модели.
- Рекомендации по развитию и усовершенствованию СЭД.
Результат
Внедрение «1С:Документооборот» и интеграция с «1С:Бухгалтерия 8» контуром позволили сократить временные затраты на формирование пакета документов по каждому обучающемуся, обеспечить юридически значимый электронный документооборот по договорам и протоколам, а также организовать бесшовный обмен данными с бухгалтерской службой.
С марта 2026 г. продолжаем сотрудничество с ЧУДПО Учебный Комбинат «Мелиоратор» в рамках договора сопровождения.
Внедрение 1С:Документооборот для малого и среднего бизнеса
Настроим 1С:Документооборот 3.0 под ваши внутренние процессы: виды документов, права доступа, маршруты согласования, обучение пользователей и запуск в работу.
- Единое пространство для внутренних документов и поручений.
- Понятные маршруты согласования и контроль исполнения.
- Быстрый старт с типовым решением и понятными границами проекта.
Что входит в услугу
- Развертывание 1С:Документооборот 3.0.
- Настройка видов документов, справочников и прав доступа.
- Обучение пользователей и поддержка на этапе запуска.
- Интеграционные и проектные сценарии в зависимости от тарифа.
Подробное описание услуги и состав работ — на странице сервиса.
Почему выбирают Спектр-Автоматика Консалтинг
Мы занимаемся корпоративными IT-внедрениями на платформе 1С с 1994 года и помогаем компаниям выстраивать рабочие процессы без лишних доработок и неопределенности в проекте.
- Более 30 лет опыта автоматизации бизнес-процессов на платформе 1С.
- Практический опыт внедрения и сопровождения корпоративных систем.
- Понятные границы проекта, состава работ и бюджета.
- Возможность начать с типового внедрения и расширять систему по мере необходимости.
- Среди клиентов компании — ПАО ОДК «Сатурн» и АО «Русская механика».
