Компания ООО «ОДК Инжиниринг», специализирующаяся на обслуживании и сопровождении газотурбинного оборудования для нефтегазовой и энергетической отраслей, успешно внедрила систему автоматизации документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» для оптимизации процесса согласования договорной документации. Внедрение данной системы стало важным шагом для компании в области цифровизации и позволило значительно повысить эффективность управления договорными процессами.
Цели и предпосылки проекта
На момент запуска проекта согласование договоров осуществлялось через обмен по электронной почте, что затрудняло контроль за статусом и содержанием документации. Руководство ООО «ОДК Инжиниринг» поставило цель создать прозрачный и контролируемый процесс, обеспечивающий минимизацию рисков и упрощение процедур взаимодействия между отделами. В начале 2022 года стартовало внедрение системы «1С:Документооборот 8 КОРП», направленное на:
- Сокращение сроков согласования договоров и повышение их прозрачности.
- Обеспечение актуальности, целостности и легкости поиска документов.
- Повышение исполнительской дисциплины и улучшение контроля над процессами.
Основные функции и возможности системы
С внедрением «1С:Документооборот 8 КОРП» компания автоматизировала полный цикл согласования договорной документации, включая создание, обсуждение и хранение документов. В рамках проекта настроены следующие функции:
- Управление договорной деятельностью — весь цикл согласования договоров теперь осуществляется в электронном виде, с возможностью многопользовательского доступа.
- Учет версий документов — поддержка версионности и доступность всех версий в едином электронном архиве.
- Прозрачный механизм согласования — каждый участник процесса может видеть текущий статус, историю изменений и сроки выполнения.
- Безопасное хранение и поиск документов — договоры и сопроводительные документы хранятся в электронном архиве с возможностью поиска по критериям, что обеспечивает надежное долговременное хранение данных.
Индивидуальные доработки и настройка системы
Чтобы учесть специфику работы компании и обеспечить удобство пользователей, были выполнены следующие настройки:
- Создание автоматических уведомлений по электронной почте о новых задачах и изменении статуса договора.
- Настройка визуальной индикации статуса — документы подсвечиваются разными цветами в зависимости от сроков выполнения: сроки не нарушены, просрочено на один день, будут просрочены завтра и т.д.
- Механизмы дополнительных согласований и блокировка документа для изменения при определенных событиях.
- Создание печатных форм и возможность прикрепления файлов из задачи непосредственно в карточку документа.
Эти доработки сделали процесс работы с документацией интуитивно понятным и удобным для всех участников.
Выполненные работы и этапы внедрения
Проект реализован в несколько этапов, каждый из которых включал важные компоненты:
- Анализ требований и настройка системы под специфику процессов ООО «ОДК Инжиниринг».
- Перенос данных и настройка прав доступа для пользователей, что обеспечивает безопасность и конфиденциальность.
- Интеграция с другими системами на базе 1С:Предприятие, что позволило создавать целостное цифровое пространство для управления процессами.
- Обучение сотрудников и консультации по вопросам эффективного использования системы, что стало залогом успешного внедрения.
Результаты и преимущества проекта
Внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП» на 165 автоматизированных рабочих местах позволило компании значительно улучшить управление договорной деятельностью:
- Сокращение сроков согласования и исключение задержек.
- Повышение прозрачности и контроля за движением документации.
- Доступность информации и возможность быстрого поиска документов.
- Повышение дисциплины исполнения задач и автоматический контроль сроков.
Эти улучшения стали важным вкладом в общую эффективность компании и позволили ООО «ОДК Инжиниринг» оптимизировать процессы управления, повысив надежность и безопасность обработки документации.
Дальнейшее сопровождение проекта
Для обеспечения актуальности и бесперебойной работы системы был оформлен договор 1С:ИТС, который включает регулярные обновления, консультации и техническую поддержку. Ежемесячные работы позволяют поддерживать систему в актуальном состоянии, а сотрудники могут всегда получить помощь по техническим и методическим вопросам.
В результате компания получила современное решение для управления документацией, которое не только упростило процесс согласования договоров, но и способствовало улучшению контроля и управляемости всех этапов договорной деятельности.