Внедрение системы электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП 3.0» с миграцией данных из «1С:Документооборот КОРП 1 редакции» в АО «33 Судоремонтный завод»
Кейс перехода АО «33 СРЗ» на актуальную редакцию «1С:Документооборот КОРП 3.0»: миграция юридически значимых данных, настройка 7 ключевых групп документов, запуск без простоев и перевод внутреннего документооборота в электронный формат.
Содержание кейса
О клиенте
АО «33 СРЗ» — стратегическое предприятие оборонно-промышленного комплекса, включенное в утвержденный Правительством РФ перечень стратегических организаций.
Завод обладает многолетним опытом ремонта кораблей и судов различных классов, в том числе судов на воздушной подушке.
Предприятие специализируется на ремонте боевых кораблей, катеров, специальных и вспомогательных судов, а также выполняет полный комплекс работ по ремонту гражданского флота.
Ключевые ориентиры проекта
Задачи проекта
- Выполнить миграцию с неподдерживаемой 1 редакции на актуальную редакцию 3.0 с сохранением всех юридически значимых документов, истории согласований и незавершённых процессов.
- Обеспечить непрерывность работы сотрудников в период перехода без простоев и потери доступа к документам.
- Ликвидировать технологическое отставание, переведя предприятие на современную платформу с многопоточностью, быстрым поиском и поддержкой актуальных форматов ЭП.
- Перевести внутренний документооборот в полностью электронный формат, исключив бумажные носители и сократив операционные издержки.
- Настроить унифицированные процессы для 7 ключевых групп документов с едиными шаблонами, сквозной нумерацией и выстроенной матрицей доступа.
- Внедрить контроль исполнительской дисциплины через автоматические уведомления и отслеживание статусов документов.
- Обеспечить возможность гарантированного сопровождения, перейдя на версию, включённую в 1С:ИТС.
Проблематика и цели проекта
| Проблема | Для чего решались задачи |
|---|---|
| Редакция 1 не поддерживается более 7 лет — отсутствие обновлений, несоответствие законодательству, риски безопасности. | Перейти на актуальную версию 3.0 с гарантированной поддержкой и соответствием регуляторным требованиям. |
| Прямое обновление с 1 на 3.0 невозможно — высокая вероятность потери юридически значимых данных, истории согласований и незавершённых процессов. | Сохранить многолетний архив документов и непрерывность бизнес-процессов за счёт специального сценария миграции. |
| Низкая производительность и отсутствие современного функционала — медленный поиск, ручная маршрутизация, отсутствие контроля сроков. | Повысить эффективность работы: внедрить автоматические маршруты, быстрый поиск, уведомления и контроль исполнительской дисциплины. |
| Бумажный оборот и высокие издержки — печать, курьерская доставка, аренда архивов. | Перевести внутренние документы в электронный вид, сократив операционные расходы. |
| Разрозненность процессов по видам документов — отсутствие единых правил для договоров, приказов, входящей корреспонденции. | Стандартизировать обработку 7 ключевых групп документов с едиными шаблонами, нумерацией и маршрутами. |
Какие решения были предприняты специалистами
-
1
Обследование действующей системы
Провели обследование действующей системы «1С: Документооборот 1 редакция», проанализировали состав данных, маршруты согласования, права доступа и требования пользователей.
-
2
План перехода
Разработали план перехода на «1С: Документооборот КОРП 3.0» с учетом рисков, требований к непрерывности работы и необходимости сохранения юридически значимой информации.
-
3
Развертывание целевой системы
Подготовили и развернули целевую систему на платформе «1С:Предприятие 8.3» в клиент-серверном варианте с использованием Microsoft SQL Server.
-
4
Миграция данных
Выполнили миграцию справочников, документов, файлов, истории согласований, регистрационных данных и незавершенных процессов из версии 1 в редакцию 3.0.
-
5
Тестовый перенос и сверка
Провели тестовый перенос и контрольную сверку данных, чтобы убедиться в полноте, корректности и согласованности перенесенной информации.
-
6
Настройка процессов
Настроили электронный документооборот по 7 основным видам документов: входящие, исходящие, служебные записки, приказы, договоры, распоряжения и протоколы.
-
7
Унификация правил работы
Унифицировали шаблоны документов, правила регистрации, нумерации, маршруты согласования и разграничение прав доступа.
-
8
Контроль и уведомления
Настроили механизмы автоматических уведомлений, контроля сроков выполнения и отслеживания статусов документов и задач.
-
9
Электронная подпись и электронный формат
Обеспечили работу с актуальными форматами электронной подписи и перевели внутренние процессы в электронный формат.
-
10
Запуск и сопровождение пользователей
Организовали запуск системы без остановки текущей деятельности предприятия, обеспечив сопровождение пользователей в период ввода в эксплуатацию.
-
11
Обучение и промышленная эксплуатация
Провели обучение сотрудников и передали систему в промышленную эксплуатацию.
-
12
Переход на поддерживаемую версию
Обеспечили переход на актуальную поддерживаемую версию продукта, включенную в контур сопровождения 1С:ИТС.
Этапы работы с клиентом
| Этап | Описание |
|---|---|
| Предпроектное обследование | Был проведен анализ действующей системы, бизнес-процессов, структуры данных и требований заказчика. |
| Проектирование решения | Разработан план перехода на «1С: Документооборот КОРП 3.0», определены состав работ, сценарий миграции и требования к настройке процессов. |
| Подготовка и настройка системы | Развернута новая система, настроены виды документов, маршруты согласования, права доступа, шаблоны и правила регистрации. |
| Миграция данных | Выполнен перенос документов, файлов, истории согласования и незавершенных процессов из редакции 1 в редакцию 3.0. |
| Тестирование и проверка | Проведены тестовые миграции, проверка корректности данных, настройка процессов и пользовательское тестирование. |
| Обучение и запуск | Проведено обучение пользователей, осуществлен ввод системы в промышленную эксплуатацию и организована поддержка на этапе запуска. |
| Сопровождение | Обеспечена постпроектная поддержка, консультации для пользователей и корректировка настроек по результатам эксплуатации. |
Опасения и вопросы заказчика
- Сохранность данных при миграции. Заказчик переживал, что при переходе с версии 1.1 могут быть утеряны документы, файлы, история согласований и регистрационные данные.
- Отсутствие простоев при переходе. Для клиента было критически важно запустить новую систему без остановки текущей работы.
- Правильная настройка прав доступа. Заказчик уделял особое внимание тому, чтобы после перехода сохранились ограничения доступа и конфиденциальность документов.
- Удобство работы пользователей в новой системе. Клиент беспокоился, насколько быстро сотрудники смогут адаптироваться к новой редакции.
Нужна оценка проекта или аудит текущих процессов?
Оставьте заявку, чтобы обсудить миграцию на актуальную редакцию 1С:Документооборот, сохранность юридически значимых данных, настройку маршрутов согласования и запуск без простоев.
По результатам аудита клиент получает отчет об аудите, содержащий проблемные области и возможности для улучшения СЭД, включая:
- Реестр неэффективных маршрутов.
- Перечень устаревших/некорректных шаблонов и неучтенных операций.
- Анализ пользователького опыта.
- Предложения по оптимизации ролевой модели.
- Рекомендации по развитию и усовершенствованию СЭД.
Результат
- Выполнено импортозамещение и технологическое обновление: предприятие переведено на актуальную поддерживаемую версию «1С: Документооборот КОРП 3.0» на платформе 1С: Предприятие 8.3.
- Обеспечена непрерывность бизнес-процессов при переходе: миграция с устаревшей системы выполнена без потери критически важных данных и без остановки работы сотрудников.
- Создана единая цифровая среда документооборота: внутренние процессы переведены в электронный формат, что сократило бумажный документооборот и повысило прозрачность управленческих процедур.
- Стандартизированы ключевые бизнес-процессы: унифицированы маршруты согласования, шаблоны, регистрация, нумерация и права доступа к основным видам документов.
- Повышен уровень исполнительской дисциплины и контроля: внедрены механизмы автоматических уведомлений, контроля сроков и отслеживания статусов документов.
- Сохранена юридическая значимость и преемственность данных: перенесены не только документы и файлы, но и история согласований, резолюций и незавершенных процессов.
- Обеспечена готовность к дальнейшему развитию: предприятие получило современную платформу, которую можно сопровождать, обновлять и развивать в соответствии с изменениями законодательства, требованиями информационной безопасности и задачами бизнеса.
Внедрение 1С:Документооборот для малого и среднего бизнеса
Настроим 1С:Документооборот 3.0 под ваши внутренние процессы: виды документов, права доступа, маршруты согласования, обучение пользователей и запуск в работу.
- Единое пространство для внутренних документов и поручений.
- Понятные маршруты согласования и контроль исполнения.
- Быстрый старт с типовым решением и понятными границами проекта.
Что входит в услугу
- Развертывание 1С:Документооборот 3.0.
- Настройка видов документов, справочников и прав доступа.
- Обучение пользователей и поддержка на этапе запуска.
- Интеграционные и проектные сценарии в зависимости от тарифа.
Подробное описание услуги и состав работ — на странице сервиса.
Почему выбирают Спектр-Автоматика Консалтинг
Мы занимаемся корпоративными IT-внедрениями на платформе 1С с 1994 года и помогаем компаниям выстраивать рабочие процессы без лишних доработок и неопределенности в проекте.
- Более 30 лет опыта автоматизации бизнес-процессов на платформе 1С.
- Практический опыт внедрения и сопровождения корпоративных систем.
- Понятные границы проекта, состава работ и бюджета.
- Возможность начать с типового внедрения и расширять систему по мере необходимости.
- Среди клиентов компании — ПАО ОДК «Сатурн» и АО «Русская механика».
