Минимальный набор отчетов для кадровика в малом бизнесе с 1С:ЗУП

Набор отчетов для кадровика в малом бизнесе, использующего 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), зависит от специфики бизнеса и числа сотрудников, но даже при минимуме сотрудников необходимо соблюдать законодательные требования и вести базовый кадровый учет.

Вот минимальный набор кадровых отчетов, который кадровик должен вести в 1С:ЗУП:

1. Штатное расписание. Отчет: "Штатное расписание (Т-3)"

Отчет «Штатное расписание» в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это важнейший кадровый документ, отражающий структуру организации: список должностей, оклады, подразделения и количество штатных единиц.

Он не только помогает систематизировать работу с персоналом, но и является обязательным документом по Трудовому кодексу РФ (ст. 57 ТК РФ). Особенно важен для малого бизнеса при проверках трудовой инспекции, при оформлении сотрудников и планировании фонда оплаты труда. 

Зачем: Для учета структуры организации и должностей, обязательный документ по ТК РФ.

Периодичность: Обновляется при изменениях.

2. Приказы по кадрам. Отчет: "Кадровые изменения"

Отчет «Кадровые изменения» в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это удобный инструмент для кадровика, позволяющий отследить все изменения, происходящие с сотрудниками в организации: приемы, переводы, увольнения, изменения окладов и прочее.

Он особенно полезен для:

• внутреннего контроля кадровых процессов;
• подготовки данных для СЗВ-ТД (ПФР);
• анализа истории трудовых отношений;
• руководителя — для быстрой оценки кадровых изменений по отделам.

Что входит: Прием, перевод, увольнение.

Периодичность: По мере необходимости.

3. Отчет по движениям персонала. Отчет: "Численность и текучесть кадров"

Отчет «Численность и текучесть кадров» в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это аналитический отчет, который позволяет оценить, сколько сотрудников работает в организации, какова их динамика, и какая наблюдается текучесть кадров за определенный период.

Он особенно полезен:

• для руководства и HR-аналитики;
• при подготовке к проверкам;
• для оценки стабильности кадрового состава;
• для планирования численности и ФОТ.

Зачем: Контроль текучести, оценка численности.

Периодичность: Обычно ежемесячно/ежеквартально.

 4. Табель учета рабочего времени. Отчет: "Табель учета рабочего времени (Т-13)"

Отчет «Табель учета рабочего времени» в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это один из ключевых отчетов для кадрового и бухгалтерского учета. Он фиксирует факт отработанного времени каждым сотрудником за определенный период, а также невыходы на работу: отпуска, больничные, прогулы и т.п.

На основании табеля:

• ведется учет рабочего времени;
• начисляется заработная плата;
• формируется отчетность;
• производится анализ дисциплины труда.

Форма № Т-13 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Работодатель обязан вести учет рабочего времени (ст. 91 ТК РФ). Табель можно вести как в бумажной, так и в электронной форме (в 1С).

Зачем: Учет отработанных дней и часов, начисление ЗП.

Периодичность: Ежемесячно.

5. Отчеты по отпускам. Отчет: "График отпусков (Т-7)", "Плановые и фактические отпуска"

Отчет «График отпусков» в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это инструмент, который позволяет планировать, контролировать и отслеживать отпуска сотрудников. Он отражает плановые даты отпусков и фактические предоставления, помогает соблюдать трудовое законодательство и обеспечивает стабильную работу организации без кадровых сбоев. 

График отпусков — это обязательный документ для всех работодателей в России (ст. 123 ТК РФ). Он:

• составляется ежегодно;
• утверждается не позднее чем за 2 недели до нового года (до 17 декабря);

• Отчет «Плановые и фактические отпуска» в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это инструмент для сравнения запланированных отпусков сотрудников с фактически использованными.

Он помогает кадровикам и руководству контролировать исполнение графика отпусков, выявлять отклонения, своевременно корректировать план и избегать конфликтных ситуаций. 

Зачем: Планирование и контроль отпусков.

Периодичность: График – 1 раз в год, факт – по мере ухода в отпуск.

6. Сведения о трудовой деятельности (ЭТК). Отчет: "ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников» 

Отчет «ЕФС-1: Сведения о трудовой (иной) деятельности работников» в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это официальный отчет, который формируется для передачи сведений в Пенсионный фонд России (ПФР) в рамках электронных трудовых книжек.

ЕФС-1 — это формат электронного документа, который содержит данные о трудовой деятельности сотрудников: приемы, переводы, увольнения, отпуска и другие кадровые события.
Отчет используется для формирования сведений, необходимых для ведомости электронных трудовых книжек (ЭТК).

Обязателен для всех работодателей с 2020 года, чтобы передавать информацию в ПФР в электронном виде.

Зачем: Электронные трудовые книжки.

Периодичность: При кадровых изменениях.

7. Персональные карточки сотрудников (Т-2). Отчет: "Карточка сотрудника (Т-2)"

Отчет «Карточка сотрудника (Т-2)» в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это один из ключевых кадровых документов, который содержит полную информацию о работнике, необходимую для кадрового учета и хранения личных данных в организации.

Это унифицированная форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.
Служит для сбора и систематизации данных о сотруднике: от паспортных данных до данных о приеме, переводах и увольнении.
Является основным документом для ведения кадрового делопроизводства.

Обязательна для хранения в кадровой службе согласно законодательству.

Зачем: Для хранения полной информации о сотруднике.

Периодичность: При приеме и изменениях.

Результат работы с отчетами

Как итог - предложенный минимальный набор кадровых отчетов в 1С:ЗУП, поможет кадровику работать быстрее, точнее и спокойнее. Вот как именно: 

1. Экономия времени
Отчеты автоматизируют сбор и обработку информации. Вместо того чтобы искать данные вручную в разных документах, кадровик просто запускает готовый отчет и получает всю нужную информацию на одном экране.

2. Контроль и точность
Отчеты показывают актуальную и точную информацию по сотрудникам — кто принят, уволен, в отпуске или на больничном. Это снижает риск ошибок и пропусков, которые могут привести к проблемам с зарплатой или проверками.

3. Соблюдение законодательства
Отчеты помогают своевременно готовить обязательные документы для госорганов, что снижает риск штрафов и претензий.

4. Планирование и анализ
С помощью отчетов кадровик и руководство видят текучесть кадров, численность, графики отпусков и фактическое отработанное время. Это позволяет лучше планировать работу компании, распределять нагрузку и принимать решения по найму или оптимизации штата.

5. Упрощение коммуникации
Отчеты можно быстро экспортировать и показывать руководству или другим отделам — это облегчает обмен информацией и повышает прозрачность кадрового учета.

6. Повышение ответственности и прозрачности
Отчеты позволяют фиксировать и отслеживать изменения, например, кто и когда был принят или уволен, а также контролировать соблюдение графиков отпусков и рабочего времени.